Word 2010: Vorlage neu verbinden (Ergänzung)

Wie kürzlich hier zu lesen war, gibt Microsoft einem eine GUI an die Hand, mit der man geänderte Vorlagenpfade in Word nachpflegen kann.

Hierzu noch ein weiterer Weg zur entsprechenden Maske zu gelangen sowie Erfahrungswerte zum Thema Vorlagen-Management.

Viele Wege …

Voraussetzung hierfür ist, dass die Entwicklertools bereits eingeblendet sind (Optionen > Menüband anpassen und rechts den Haken bei Entwicklertools setzen).

Anschließend ist die Maske schnell über das dann verfügbare Ribbon aufrufbar:

Die Praxis

Leider funktioniert das neue Verbinden von Vorlagen gerade bei eingebundenen Makros nicht immer zuverlässig. Der Dateiname der Vorlage sollte nach Möglichkeit unverändert bleiben. Nach unseren Erfahrungswerten stellt gerade das Zusammenspiel mit in der Vorlage vorhandenen Makros (beispielsweise AutoOpen-Szenarien) eine weitere Hürde dar, bei der die ursprüngliche Funktion in eigenen Fällen auf der Strecke bleibt.

Das Hauptproblem beim nachträglichen Verschieben von Vorlagen ist aber ein ganz anderes:

Jedes Dokument, welches von dieser Vorlage erstellt wurde sucht bei jedem Öffnen seine Vorlage an genau dem Ort, wo sie sich ursprünglich befunden hat. Dies führt zu längeren Ladezeiten eines Dokuments, wenn die Referenz nicht mehr aufgelöst werden kann. Konsequenterweise müssten somit auch bei diesen Dokumenten die Vorlagen-Pfade angepasst werden – unabhängig davon, ob sie weitergeschrieben werden oder nicht.

Im Internet gibt es viele Beiträge zu dem Thema und unter anderem auch Ansätze diese Problematik zu umgehen, indem man nicht mehr mit originären Vorlagen arbeitet, sondern reine Word-Dokumente als Vorlage nutzt, da hier keine Referenzen vorliegen, sondern alle Informationen gebündelt am Dokument hängen. Aber ist das im Sinne des Erfinders? Zumal der Zugewinn der Vorlagen-Funktion hierbei verloren geht (automatisierte Erstellung eines neuen Dokuments etc.).

Wir sind mit der Thematik in Berührung gekommen, nachdem das Vorhaben da war, alle Dokumentvorlagen in unserem Dokumenten-Management-System (DMS) abzulegen und von dort aus zu nutzen. Das DMS speichert die Vorlage lokal zwischen. Dies führt dazu, dass dieser lokale, temporäre Speicherort als Referenz zur Vorlage eingetragen wird. Die Referenz ist bei dem Anwender solange gültig, bis er seinen Computer neu startet – für andere Nutzer gar nicht.

Zumindest hat sich das Verhalten dahingehend gebessert, dass man nicht, wie in früheren Office-Versionen, auch noch eine versteckte Referenz auf den Hostnamen des Vorlagen-Servers fest im Dokument hinterlegt.

Eine daraus resultierende Handlungsempfehlung wäre, sich die Ablagestrukturen genau zu überlegen, bevor man sich dem Thema Vorlagen stellt und gar nicht erst in die Situation kommt die Pfade nachträglich ändern zu müssen.