OCS Communicator Web Access R2 – Teil 1: Neue Funktionen, Zusammenhänge und Einsatzmöglichkeiten

Mit dem Communicator Web Access R2 bietet das Rollenset des Microsoft Office Communications Server 2007 R2 einen Server mit geradezu spektakulären Funktionen und Einsatzmöglichkeiten.

Hierbei wurde vor allem das Einbinden externer Teilnehmer deutlich vereinfacht. Die zeit- und ortsungebundene Teamarbeit ist zudem nahezu unabhängig vom Betriebssystem und Browser geworden. So können nun Windows -, Linux – und Mac – Betriebssysteme und Browser wie Internet Explorer, Firefox und Safari eingesetzt werden. Die gemeinsamen Sitzungen können komplett mit Chat, Presence, Telefonie und Desktopsharing durchgeführt werden. Einzige Ausnahme stellt die Nutzung von Videokommunikation dar. Diese bleibt den Teilnehmern mit Office Communicator 2007 R2 auf Windows und Mac Messenger 7 auf Apple vorbehalten. Somit bleibt noch eine Herausforderung für die nächste Produktgeneration: Videokonferenzen rein browser-basierend zu realisieren. 🙂

Gerade im Desktopsharing steckt ein wahres Killer-Feature (hier unter Einsatz von Mozilla Firefox).

(Hinweis: die Screenshoots entstammen einer Workshop / Roadshowumgebung. Sämtliche Titel, Namen, URLs und auch Telefon- und Handynummern etc. sind rein fiktiv!)

Selten war es so einfach mit externen Partnern den Bildschirm zu teilen, und das ganz ohne VPN, Remote Desktops oder administrative Hilfe. Ein Link in einer Email genügt nun völlig. Diese Links generiert der Communicator 2007 R2, das Outlook Konferenz Add-In oder der Communicator Web Access, je nach dem was dem Anwender gerade zur Verfügung steht. Durch die beiden Optionen ist nun für jeden Teilnehmer etwas dabei, eben auch wenn kein Communicator vorhanden ist:

Vereinfacht kann man CWA als das Äquivalent von OWA – Outlook Web Access beschreiben. Aber anstatt einfach den Communicator Web Access der OCS 2007 RTM Version zu recyceln und mit einem netten roten R2 Logo zu versehen, hat Microsoft diese Rolle deutlich ausgebaut:

Webbasierendes Instant Messaging, Presence, Notizen und Anrufweiterleitung

Das Design des CWA R2 ist dem Office Communicator 2007 RTM & R2 nachempfunden, so dass die browserbasierte Nutzung keine große Umstellung für den Nutzer bedeutet. Selbst die Anruf-Weiterleitungsoptionen stehen wie beim Full-Client zur Verfügung (hier unter Einsatz von Apple Safari):

Auf den Funktionsumfang der auch schon im Vorgänger (RTM) vorhanden war (IM-Chat, Emoticons, Presence, etc.) gehe ich hier nicht weiter ein. Interessanter sind da die R2 Neuerungen:

„Besprechung beginnen“ Option

Auch beim Einsatz des CWA R2 muss man nicht auf die neue Communicator Funktion „Jetzt besprechen“ verzichten. Hier wurde sie allerdings zu „Besprechung beginnen“ übersetzt.

Man kann wie gewohnt Communicator-Kontakte in die spontane Besprechung einladen. Aber auch per Email können nun Einladungen versandt werden. Die ad hoc individuell generierte URL ist dem gerade angeforderten Meeting zugeordnet.

Die Email-Empfänger können mit einem Klick auf den Link sich zur Sitzung verbinden lassen. Teilnehmer ohne Benutzerkonto geben einen Displaynamen an und sind damit anonym mit von der Partie. Idealerweise sollten Sie natürlich ihren tatsächlichen Namen angeben, um nicht umgehend als ungebetener Gast durch den Gesprächsleiter entfernt zu werden.

Sobald das Meeting-Team komplett ist, kann die Sitzung durch den Leiter gesperrt werden.

Um die Sitzung durch eine Telefonkonferenz zu ergänzen, können die CWA R2 Nutzer sich einfach vom Office Communications Server auf das ihnen aktuell verfügbare Handy oder Telefon anrufen lassen. So kann gemeinsam über das diskutiert werden, was bspw. in der Desktopfreigabe zu sehen ist.

Dies ist, sofern administrativ zugelassen auch den Teilnehmern möglich, die extern und ohne Konto eingeladen wurden. Die Kosten dieser Anrufe gehen auf die Rechnung des Unternehmens, da diese ausgehend vom OCS R2 Server erfolgen.

Browser- und Betriebssystem- übergreifendes Desktopsharing

Sowohl Gesprächsleiter als auch die Teilnehmer können ihren Bildschirm allen anderen zur Ansicht freigeben. Dies umfasst aber immer den gesamten Bildschirm (die Bildschirme). Das gezielte Freigeben eines Monitors allein, ist nur mit dem Full-Client des Communicator R2 möglich (ein oder mehrere Monitore am PC natürlich vorausgesetzt).

Aber auch die Kontrolle des Desktops kann weitergegeben und natürlich auch jederzeit entzogen werden.

Die verwendeten Clients, Browser und Betriebssysteme können dabei, wie erwähnt ungewohnt unterschiedlich sein. Ein „wilder“ Mix aus Teilnehmern mit Communicator Full-Clients und CWA Nutzern ist also ohne weiteres möglich. Diese können aus dem Unternehmen, einem verbundenen Unternehmen (OCS Federation) oder eben gänzlich von Extern (ohne AD / OCS -Konto) stammen.

Webbasierendes Telefonkonferenzmanagement – Einwahlkonferenzeinstellungen

Das webbasierende Telefonkonferenzmanagement ist ein weiterer Service der mit CWA R2 hinzugekommen ist. Der Zugriff darauf kann aus dem Office Communicator R2 oder über den entsprechenden Link zum Dienst erfolgen.

Unter dieser Bsp.-URL: https://webchat.ucc.de/dialin könnte der Service aus dem Internet erreichbar sein. Nach dem Login und der Sprachauswahl vergibt man eine Konferenz-Pin die man sich zur späteren Verwendung notieren / merken sollte:

Danach sind für den Konferenzmanager alle relevanten Daten zu finden um die Teilnehmer zu informieren, aber auch um selbst ganz ohne Rechner Telko’s zu verwalten.

Hiermit erhält jeder Anwender sein individuelles Self-Service Konferenzsystem ohne das dazu externe kostenpflichtige Dienstleister oder die Unternehmens-IT in Anspruch genommen werden müssen. Nützliche Detailinformationen zum Einsatz dieses Dienstes stellt Microsoft in einer Kurzübersicht für Einwahlkonferenzen bereit.

Communicator Mobile Support für JAVA basierende Mobiltelefone

Durch den Funktionsausbau des CWA R2 gegenüber seinem Vorgänger können erstmals Mobiltelefone mit den Möglichkeiten des Office Communications Server ausgerüstet werden, die nicht auf Windows Mobile basieren. Die mit R2 seit 31.03.2009 verfügbar gewordenen JAVA-basierenden Versionen des Communicator Mobile2007 R2 können den CWA R2 quasi als Frontend-Server nutzen. Zurzeit sind diese JAVA-Versionen für die Motorola Modelle der Razor X Serie und für die Nokia S Serie verfügbar. Weitere Information dazu finden sich bereits im dem Blogbeitrag „www.getcomo.com – Der einfachste Weg Communicator Mobile 2007 R2 zu installieren“ und einem künftigen Beitrag der sich dem Thema noch detaillierter annimmt.

Fazit:

Die RTM Version des Communicator Web Access 2007 konnte noch als nette Ergänzung der Microsoft Unified Communications Lösung bezeichnet werden. Mit der R2 Version ist dies vorbei. Das Portfolio an neuen Funktionen und Verbesserungen macht diese Rolle nun enorm attraktiv. Aus meiner Sicht gehört sie daher in jedem OCS 2007 R2 Projekt zum Plicht-Programm.

Im nächsten Beitrag „OCS Communicator Web Access R2 – Teil 2: CWA aus administrativer Perspektive“ geh ich genauer auf die technischen Hintergründe der Server Rolle ein und wie sich diese in die OCS Infrastruktur integriert…

Über den Autor:

Jan Boguslawski ist Consultant bei der ITaCS GmbH. Als Spezialist für die Microsofts Unified Communications und Messaging Lösungen liegt sein technischer Focus auf Office Communications Server & Exchange Server, inklusive deren Integration in Telekommunikationssysteme.