Migration verschlüsselter Mails von Lotus Notes nach Exchange

Die Gründe für eine Migration von Lotus Notes/Domino nach Microsoft Exchange sind verschieden, aber einige damit verbundene Probleme bei der Übernahme des alten Datenbestandes tauchen immer wieder auf.

Unter Lotus Notes/Domino besteht die Möglichkeit, Mails verschlüsselt zu versenden. Diese verschlüsselten Mails werden mit der lokalen Benutzer-ID des Absenders verschlüsselt und können nur mit der Benutzer-ID des Empfängers wieder entschlüsselt werden. Jeder andere Benutzer, der versucht, das Dokument zu öffnen, kann den Body der Mail nicht sehen und bekommt einen Hinweis von seinem Lotus-Notes-Client.

Bei einer serverbasierten Migration über den „Microsoft Connector für Lotus Notes“ werden alle Dokumente über einen administrativen Account übernommen. Da dieser administrative Account das verschlüsselte Dokument nicht auslesen kann, geht bei der Übernahme nach Exchange der gesamt Bodyinhalt verloren, so dass der Anwender nur noch den Mailkopf und den Betreff dieser Mails sehen kann.

Im Regelfall fällt dem Anwender dies erst sehr spät auf, so dass es für eine nachträgliche erneute Migration meistens schon zu spät ist. Hierbei leidet vor allem die Benutzerakzeptanz!

Um dies im Vorfeld zu vermeiden, müssen alle Notes-Mails auf eine Verschlüsselung geprüft und im Anschluss mit der jeweiligen Benutzer-ID wieder entschlüsselt werden. Im Klartext bedeutet das, dass derjenige, der die Mail verschlüsselt hat, diese auch wieder entschlüsseln muss.

Das Problem an der Sache ist, dass der Benutzer nicht sehen kann welches Dokument verschlüsselt ist und welches nicht. Selbst wenn er ein verschlüsseltes Dokument findet, gibt es keinen Knopf, um die Verschlüsselung rückgängig zu machen. Somit bleibt nur noch ein Script, das von jedem Benutzer ausgeführt werden muss, welches diese Aufgaben übernimmt.

Vorgehensweise

Hierzu erstellt man unter Lotus Notes ein neues „Memo“. In dem Mailbody wird über „Erstellen -> Hotspot -> Schaltfläche&“ ein neuer Button erstellt. Dieser Button benötigt eine klare Bezeichnung.

Über „Schaltfläche bearbeiten“ kann das weiter unten im Quelltext hinterlegte Skript als „Lotus Script“ eingefügt werden.

Zusätzlich zu dem Button sollte noch ein entsprechender Text erstellt werden, aus dem für den Benutzer ersichtlich ist, wofür dies zwingend ausgeführt werden muss.

Quellcode

Die in dem Script eingetragene Emailadresse „test@test.de“ muss durch eine reale ersetzt werden, da an diese Adresse eine Informationsmail gesendet wird, um zu sehen, wer das Skript bereits gestartet hat und wie viele Dokumente entschlüsselt wurden.

Sub Click(Source As Button)

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' Entschlüsselung
' Beschreibung
'
' Version: 1.0
' Datum:   23.04.2005
' Autor:   Heinz Kröwing (webmaster@msexchangeforum.de)
' Letzte Änderungen:
'
' Heinz Kröwing stellt dieses Skript ohne jede
' Gewährleistung zur Verfügung.
' Die Verwendung geschieht auf eigene Gefahr.
'
'''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''


	Dim session As New notessession
	Dim lokal As New notesdatabase("","")
	Dim vmail As Integer
	Dim nmail As Integer
	Dim mails As notesdocumentcollection
	Dim mail As notesdocument
	Dim alle As notesview
	Dim feld As notesitem
	Dim zaehl As Double
	Dim all As Double
	Dim flag As Integer
	Dim currentlog As noteslog
	Dim s As New NotesSession
	Dim db As NotesDatabase
	On Error Resume Next
	Set lokal = session.currentdatabase
 	Set mails = lokal.Alldocuments
	Set mail = mails.getfirstdocument
	all=0
	zahl=0
	flag = False
	While Not Mail Is Nothing
		Forall felder In mail.items
			If felder.name = "$Seal" Then
				Call felder.remove
				flag=True
				zahl=zahl+1
			End If
		End Forall
		If flag = True Then
			flag = False
			mail.verschluesselt ="1"
			Call mail.save(True, True)
		End If
		all=all+1
		Print(Str$(all) & " von " & Str$(mails.count) _
		& " Davon verschlüsselt: " & Str$(zahl))
		Set mail = mails.getnextdocument(mail)
	Wend
	Print #1, Str$(zahl) & " Mails wurden entschlüsselt!"
	Close #1
	Messagebox(Str$(zahl) & " Mails wurden entschlüsselt!")
	vmail = Str$(zahl)
	nmail = Str$(all)
	Dim agent As NotesAgent
	Set agent = s.CurrentAgent
	Set db = s.CurrentDatabase
	Dim memo As New NotesDocument(db)
	memo.Form = "Memo"
	memo.SendTo = "test@test.de"
	memo.Subject = "Entschlüsselung"
	memo.Body = vmail & " Mails von " & nmail & " Mails wurden bei " _
		& s.UserName & " entschlüssel."
	Call memo.Send(False)
End Sub