Gerade bin ich durch Zufall über eine Eigenheit von PowerPoint gestolpert, die mich nachdenklich machte. Mit Office 2007 kann man direkt mit Bordmitteln PDFs aus Dokumenten erzeugen, seit SP2 ist das auch direkt eingebaut. Die erzeugten PDFs haben dabei eine sehr hohe Qualität. So funktionieren etwa interne und externe Hyperlinks des Dokuments auch im PDF. Speichert man allerdings in PowerPoint eine Präsentation mit den vorgegebenen Einstellungen als PDF, so kann es unangenehme Folgen haben. (Dasselbe dürfte auch auf die anderen Office-Anwendungen zutreffen.)

PowerPoint merkt sich bei eingefügten Grafiken nämlich, wo diese herkamen, und legt diese Metainformationen dann auch im PDF ab. Siehe folgendes Beispiel:

In diesem Fall hatte ich die Grafik von diesem Blog kopiert und über die Zwischenablage in meine Präsentation gebracht. Der Ursprungspfad ist im PDF enthalten, der Reader zeigt ihn per Tooltip an. Soweit, so nett. Aber …

… in diesem zweiten Beispiel sehe ich einen lokalen Pfad. Dieser gibt mir über den Benutzernamen im Profilpfad Aufschluss darüber, wer die Grafik erzeugt hat. Peinlich, wenn man hier als Kunde etwa den Namen eines anderen Kunden im Dateipfad entdeckt. Oder … oder … oder …

Abhilfe

Abhilfe gibt es innerhalb von PowerPoint durchaus. Beim Speichern als PDF ruft man den Button “Optionen” auf. Dort deaktiviert man die folgenden beiden Häkchen:

Aber Vorsicht: PowerPoint merkt sich das nicht! Man muss diese Einstellung jedes Mal aufs Neue vornehmen.

Dieselben Einstellungen stehen auch in den anderen Office-Anwendungen zur Verfügung. Wer PDF nutzt, um Dokumente ohne kritische Meta-Informationen zu versenden, sollte also daran denken, die beschriebenen Optionen abzuschalten.