Outlook 2003 und die GAL

Ihr Administrator hat den neuen Kollegen schon eingetragen im Active Directory und ihm auch schon eine Emailadresse gegeben. Natürlich wollen Sie netterweise eine Begrüßungsmail schreiben, aber im Globalen Adressbuch ist der Neue nicht aufzufinden. Voller Panik rufen Sie ihren Administrator an …

Outlook 2003 benutzt beim einrichten eines Profiles standardmäßig den Cache Mode, d.h. alle Daten aus dem persönlichen Postfach werden lokal zwischengespeichert in einer OST-Datei, die im Profil des Benutzers liegt. Zu den zwischengespeicherten Daten gehört neben Mails und Kalendereinträgen auch die Offlineversion der Globalen Adressliste.

Die Erstellung der Offline-Adressliste kann der Administrator im Exchange System Manger (ESM) beeinflussen. Unter Empfänger/ Offlineadresslisten können mehrere Offlineadresslisten erstellt werden. Die Offlineadresslisten verlangen die Angabe eines Exchange-Servers, einer Globalen Adressliste und einer Uhrzeit.  Über den Reiter Sicherheit ist die Zuordnung zu bestimmten Benutzern oder Gruppen möglich. Klickt nur der Admin mit der rechten Maustaste auf die Offlineadressliste, kann er auch eine sofortige Neuerstellung auslösen.

Der Benutzer bekommt die neue Adressliste in Outlook erst mit dem nächsten Herunterladen vom Server zur Verfügung gestellt. Die Optionen dazu finden sich in Outlook unter Extras/ Optionen/ Email Setup/ Senden Empfangen/ Bearbeiten (des jeweiligen Kontos oder "Alle Konten"). Der Haken "Offlineadressbuch downloaden" sollte gesetzt sein. Unter Adressbucheinstellungen findet der User noch die Möglichkeit, nur einige oder alle Details herunterzuladen bzw. sich ein Offline_Adressbuch herauszusuchen (wenn Ihm wie oben beschrieben vom Administrator mehrere zur Verfügung gestellt werden).

Warum ein Offlineadressbuch bzw. den Cache Mode verwenden ?

Outlook 2003 und Exchange 2003 wurden so konzipiert, dass auch bei kürzeren Ausfällen des Servers oder schlechter Anbindung (z.B. VPN) der Benutzer ungehindert weiterarbeiten kann. Dazu ist es natürlich notwendig, auch die Globale Adressliste lokal vorliegen zu haben. Die Verzögerung bei der Übermittlung von Neuerungen wird dabei in Kauf genommen – der Benutzer kann das Herunterladen der Adressliste selbst nicht erzwingen. Durch dieses Verfahren wird der Exchange-Server massiv entlastet, und in einer solchen Umgebung können mehr User auf einem Exchange-Server gehostet werden als noch unter Exchange 2000 mit Outlook 2000 oder XP.